Электронный документооборот (далее ЭДО) набирает всю большую популярность, и причин для этого множество. Самая очевидная — удобство и доступность. Тренд отказа от бумажных документов проникает уже во все сферы, в том числе и транспортную. В 2020 году правительство продолжило делать активные шаги в сторону популяризации ЭДО и цифровизации коммерческих грузоперевозок. Минтранс запустил в начале года эксперимент с переходом на электронные транспортные документы: накладные (далее ЭТРН) и путевые листы. Результаты этого эксперимента ожидаются в конце года. На следующий год — в 2021 — вступит в силу проект по безбумажных перевозкам пассажиров и грузов под названием Суперсервис-22.
Нововведения пока только проникают в транспортную сферу, поэтому и вызывают множество вопросов. Попробуем далее в статье ответить на самые распространенные.Законность оформления транспортных документов в электронном виде
Транспортные накладные относятся к первичной документации, на основании которой ведется учет и производится расчет с перевозчиком. Правила документооборота можно найти в Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 “Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом”.
Легитимность электронного транспортного документооборота закреплена в ФЗ “О бухгалтерском учете”. Также в законе отражены обязательные реквизиты для ЭДО:
- наименование документа;
- дата, когда был составлен учетный документ;
- содержание операции.
Таким образом, ЭТРН, в которых указаны все вышеперечисленные реквизиты, является абсолютно легитимным документом, который можно полноценно использовать для коммерческих грузоперевозок. Например, в сервисе Synerdocs используется транспортные накладные, которые полностью отвечают вышеуказанным требованиям и гарантируют 100-процентную легитимность документации.
Как пользоваться ЭДО для налоговой отчетности и судов
Следующий вопрос касается ситуации, когда налоговая служба потребовала накладные, а организация пользовалась электронной документацией для грузоперевозок. Для этого следуйте инструкции:
- Необходимо выгрузить соответствующие накладные из сервиса ЭДО.
- Распечатать документы.
- Поставить печать компании и личную подпись руководителя.
- Отправить по адресу налоговой службы.
Эту схему можно использовать в любых ситуациях, когда у организации требуют для тех или иных целей транспортные документы.
Сервисы транспортного ЭДО в России
Первым сервисом в России, который представил возможность обмениваться электронной транспортной документацией, стал сервис Synerdocs. На данный момент более пяти тысяч российских организаций пользуются электронными транспортными накладными: крупные торговые сети, ритейлеры, экспедиторские компании и логистические организации.
Преимущества транспортного ЭДО для бухгалтера
Бухгалтерский отдел также получает выгоду от перехода с бумажного на электронный документооборот:
- уменьшается трудоемкость по обработке документации — в среднем на 70%;
- оперативность поиска нужных документов в электронном архиве — он занимает буквально несколько секунд;
- подготовка к налоговым проверкам происходит гораздо быстрее;
- упорядоченность документации;
- исключается вероятность штрафа из-за отсутствия оригинала документов;
- восстановить документы можно также очень быстро;
- возможность оперативно корректировать поставки.
Такие преимущества электронного документооборота касаются работы бухгалтерии.
Особенности работы с ЭТРН
Бухгалтер может работать с электронными транспортными накладными несколькими способами. Самые популярные — через веб-клиент или через учетную систему (1С, SAP или другие системы, интегрированные с Synerdocs.
Для заверения ЭДО используется электронная подпись (ЭЦП). Стороны вправе самостоятельно выбрать вид электронной подписи, которую будут использовать. Для водителей есть возможность применить упрощенную — чтобы подписывать документы через чат-боты в мессенджере Вайбер или через СМС.