Оптимизация бизнес-процессов предприятия

Business process optimization: что это и как применить на практике

Даже в небольшой компании ежедневно выполняются сотни различных процессов. Отсутствие управления приводит к потере реальных ресурсов: денег, времени, рабочей силы. Оптимизация бизнес-процессов позволит повысить эффективность деятельности организации, быстрее достичь поставленных целей.

Виды бизнес-процессов

Любой процесс представляет собой серию взаимосвязанных шагов, которые выполняются для достижения определенных целей. Если организация не занимается BPM (управлением бизнес-процессами), то возникает путаница. Несколько работников могут параллельно выполнять одни и те же работы, либо же действия могут противоречить друг другу.

Все работы группируют по трем типам.

Основные (операционные). Незаменимые работы (мероприятия), без выполнения которых компания не сможет поставить продукт заказчику.

Вспомогательные (поддерживающие). Не повышают ценность конечного продукта напрямую, но улучшают эффективность деятельности основных служб, производства. К вспомогательной можно отнести работу бухгалтерии, кадровой службы, HR.

Управляющие. Заключаются в постановке целей, разработке корпоративных стандартов. Помимо планирования, к управляющей деятельности относят мониторинг и контроль.

Оптимизация позволяет повысить ликвидность, производительность, сократить расходы.

Что можно оптимизировать?

Некоторые руководители ошибочно считают, что лучше сосредоточить ресурсы на изменении операционной деятельности. Однако можно и нужно менять работу всех отделов. Вспомогательные и управляющие службы напрямую влияют на операционную эффективность. Проведение частичных улучшений приведет к тому, работа всей компании будет нескоординированной.

Известно, что в организациях, которые занимаются мониторингом и своевременным изменением схемы деятельности, работают более мотивированные сотрудники, поддерживается высокая культура производства.

Для чего нужна оптимизация бизнес-процессов?

Практически все компании работают в условиях постоянной конкуренции, непрерывно меняющихся технологий, законодательных норм.

Оптимизация позволяет:

• привести продукт в соответствие текущим потребностям рынка;
• снизить себестоимость;
• повысить производительность труда, оборудования;
• улучшить качество продукции;
• минимизировать потери.

Компании, которые годами работают по наработанной схеме, быстро теряют конкурентные преимущества.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Существует бесчисленное количество методик. Некоторые предназначены специально для серийных производств, другие — для компаний, генерирующих объекты интеллектуальной собственности. Часто менеджеры опираются на концепции Lean, Six Sigma.

Методика Lean направлена на сокращение потерь, как операционных, так и вспомогательных, управляющих служб. Все внимание концентрируется на устранении:

• перепроизводства;
• продуктов незавершенного производства;
• потерь при перемещениях как материалов, так и персонала;
• переработки, избыточной обработки;
• излишков;
• дефектов.

Методика Six Sigma представляет собой целый набор инструментов. Работа проводится в определенной последовательности, называемой DMAIC.

D (Define), определение. Выявление проблемы, оценка влияния на производство основного продукта.

M (Measure), измерение. Обычно используется KPI или любые другие способы оценки успеха деятельности.

A (Analyze), анализ. Выявляются возможные риски, потери и доходы, связанные с внедряемыми изменениями.

I (Improve), улучшение. Проводятся мозговые штурмы, тестирование обновленного алгоритма действий, внесение улучшений по мере необходимости.

С (Control), контроль. Даже если тестирование обновленного алгоритма принесло положительные результаты, необходимо проводить регулярный аудит, оценивать результаты.

Успешно проведенный оптимизационный проект должен стать поводом для дальнейшей переоценки более мелких подпроцессов.

Правила оптимизации бизнес-процессов

Перед тем, как внедрять любые изменения, необходимо понять какого результата хотелось бы достичь. В противном случае улучшения можно проводить бесконечно. Рекомендуется придерживаться следующих правил. Заранее определить ресурсы (бюджет, персонал, рабочее время) которые понадобятся для реализации проекта.

Не забывать о сборе обратной связи ото всех участников. Не стоит «спускать» обновленный алгоритм «сверху-вниз». Нужно проговаривать все детали с непосредственными участниками, учитывать предложения. Если цели не достигнуты, необходимо выявить более мелкие подпроцессы, изменить подход к оценке результата.

Но после достижения всех поставленных целей останавливаться не стоит. Даже конвейерное производство не может быть статичным. Любая деятельность должна регулярно масштабироваться, переоцениваться в соответствии с текущими задачами компании. Постоянная оптимизация, непрерывное совершенствование позволит вывести бизнес на новый уровень.